Nowe zasady liczenia stażu pracy od 2026 roku.

Co te zmiany oznaczają w praktyce i na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy? Wyjaśniamy poniżej.

Jak obecnie ustala się staż pracy?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, do stażu pracy — od którego zależą określone uprawnienia pracownicze — wlicza się przede wszystkim okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, czyli pracy na etacie.

Dodatkowo przepisy uwzględniają niektóre szczególne okresy służby, np. w Policji czy Państwowej Straży Pożarnej.
Natomiast inne formy aktywności zawodowej, takie jak:

• prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej,

• umowy zlecenia,

• umowy agencyjne czy współpraca B2B,
  nie mają obecnie znaczenia przy ustalaniu stażu pracy.

Dlaczego staż pracy jest tak istotny?

Staż pracy wpływa na wiele praw pracowniczych. W praktyce wyróżnia się dwa jego rodzaje:

• ogólny staż pracy, obejmujący wszystkie okresy zatrudnienia u różnych pracodawców — ma on znaczenie m.in. przy ustalaniu prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego czy nagród jubileuszowych w sektorze publicznym,

• staż zakładowy, liczony wyłącznie u aktualnego pracodawcy — wpływa m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość niektórych odpraw.

Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy po zmianach?

Nowe przepisy znacząco rozszerzą katalog okresów zaliczanych do stażu pracy. Po ich wejściu w życie możliwe będzie uwzględnianie m.in.:

• okresów prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,

• czasu współpracy przy prowadzeniu działalności,

• pracy wykonywanej na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej,

• okresu korzystania z tzw. ulgi na start,

• pracy zarobkowej wykonywanej za granicą.
  Dzięki temu doświadczenie zawodowe zdobyte poza klasycznym etatem zacznie realnie wpływać na uprawnienia pracownicze.

Dokumentowanie nowych okresów zatrudnienia

Podstawowym dokumentem potwierdzającym nowe okresy zaliczane do stażu pracy będzie zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Jeżeli dana aktywność zawodowa nie wiązała się z obowiązkiem opłacania składek emerytalno-rentowych, obowiązek udowodnienia takiego okresu będzie spoczywał bezpośrednio na pracowniku.

Od kiedy nowe zasady będą stosowane?

Moment zastosowania nowych przepisów zależy od sektora, w którym zatrudniony jest pracownik:

• sektor publiczny – nowe zasady znajdą zastosowanie wobec pracowników pozostających w zatrudnieniu od 1 stycznia 2026 r., przy czym uprawnienia nie mogą powstać wcześniej,

• sektor prywatny – analogiczne regulacje obejmą pracowników zatrudnionych od 1 maja 2026 r., również bez możliwości nadania uprawnień wstecz.

Okresy, które nie zostaną wykazane w obowiązującym terminie, nie będą uwzględniane przez pracodawcę przy ustalaniu stażu pracy.

Dwa lata na dostarczenie dokumentów

Warunkiem zaliczenia nowych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy jest ich prawidłowe udokumentowanie. Pracownicy będą mieli na to 24 miesiące:

• od 1 stycznia 2026 r. – w sektorze publicznym,

• od 1 maja 2026 r. – w sektorze prywatnym.

Po upływie tego terminu brak dokumentów oznacza brak możliwości uwzględnienia danego okresu.